1．作业文件的作用和要求
（1）作业文件是程序文件的支持性文件，一个程序文件可分解成几个作业文件，能在程序文件中交待清楚的活动，就不再编制作业文件；
（2）作业文件必须与采用要素的程序相对应，是对程序文件中整个程序或某些条款进行补充、细化，不能脱离程序另搞一套作业文件；
（3）国家、行业、企业的技术标准、规范不作为作业文件，单独在“在用标准目录”中体现。
（4）在作业文件中通常包括活动的目的和范围，做什么和谁来做，何时、何地以及如何做，应采用什么方法、设备和文件，如何对活动进行控制和记录，即5W1H原则。
（5）作业文件的内容是描述为实施程序文件所涉及到的各职能部门的具体活动。
2．对现行文件的收集和分析
    企业现行的各种组织制度、规定办法等文件，很多具有管理作业相同的功能，但也都有其不足之处，应该以HSE管理体系有效运行为前提，以管理作业文件的要求为尺度，对这些文件再进行一次清理和分析，摘其有用，删除无关，按管理作业文件内容及格式要求进行改写。
1． 编制作业文件明细表
    根据HSE管理体系总体设计方案，按体系要素逐级展开，以及程序文件的制定，制定作业文件明细表，明确部门的职责，对照已有的各种文件，确定需新编、修改和完善的管理作业文件，制定计划在程序文件编制时或编制后逐步完成。由于各企业的规模、机构设置和生产实际不尽相同，则运行控制程序的多少、内容也不相同，即使程序相同，但由于其详略程度不同，其作业文件的多少也不尽相同。
4．管理作业文件内容和格式
（1）文件编号和标题：编号可以根据活动的层次进行编排，同一层次的作业文件应统一编号，以便于识别。标题应明确说明开展的活动及其特点。
（2）目的和适用范围：一般简单说明开展这项活动的目的和所涉及的范围。
（3）职责：指明实施文件部门，职责、权限，接口及相互关系。
（4）管理内容：是作业文件的核心部分。应更出开展此项活动的步骤，保持合理的编写顺序，明确输入、转换和输出的内容，明确各项活动的接口关系、职责、协调措施，明确每个过程中各项活动由谁干、什么时间干、什么场合（地点）干、干什么、怎么干、如何控制，以及所要达到要求，需形成记录和报告的内容，出现例外情况的处理措施等，必要时辅以流程图。
（5）更改：指明文件更改时所遵循的规定，如程序文件的更改影响该作业文件时应一起组织更改。
（6）相关程序、文件记录，指需用引用的或本作业文件相关的程序、文件和记录。
（7）报告和记录格式：确定使用该作业文件时所产生的记录和报告格式，记录的保存部门和期限，写明表格的编号和名称。
管理作业文件必需操作性强，并得到本活动相关部门负责人同意和接受，以及有关部门对接口关系认可，经过审批后实施。